Pet minuta za prezentaciju pred šefom

Za pet dana imate zakazanu prezentaciju pred šefom ili šeficom. Susreti ove vrste su dobra prilika da pomognete vašoj karijeri, ali i da je usporite. Osjećate li već sad da ste pod stresom? :) Iako sva pravila uspješnog prezentiranja vrijede i kod ovakvih prezentacija, prije nego što obučete vaše najbolje odijelo i krenete na taj sastanak na neke stvari morate obratiti posebnu pažnju.

Razmišljajte kao direktor - pronađite bitne informacije

Budite oprezni - ono što je bitno vama, možda nije bitno i vašem šefu. Dok vi mislite o uspjehu sljedeće faze vašeg projekta, vaš šef možda istovremeno promišlja da li je taj projekt uopće u skladu s novom strategijom. I šef ima šefa i odgovara nekome - morate biti svjesni što je ono što je njemu/njoj zaista bitno. S jedne strane ne trebaju mu suvišne informacije, a druge strane možda mu treba neka informacija "s fronta" koju mu još nitko nije dao. Zato - počnite razmišljati kao on i dobro se pripremite.

Izrecite bit odmah na početku

Većina ljudi na izvršnim pozicijama komunicira kratko i učinkovito - ne vodite ih nježno prema zaključcima, izrecite bit na samom početku i biti će vam zahvalni. Tek nakon toga dajte im činjenice koje podupiru vaše zaključke. Ako mislite da će činjenice kojima raspolažete nakon toga izgubiti na važnosti, zapitajte se - čemu onda uopće te činjenice?

Provjerite vaše pretpostavke

Jeste li sigurni da znate što vaš direktor želi čuti? Ako je informacija o prezentaciji došla do vas iz treće ili četvrte ruke, možete li biti sigurni da nije došlo do "pokvarenog telefona" što se tiče teme. Možda se u međuvremenu dogodilo nešto novo što mijenja situaciju. Da bi bili sigurni da nećete gubiti vrijeme svima prisutnima, recite odmah na početku što i zašto prezentirate. Ne želite trošiti vrijeme nadređenih na nebitne stvari, zar ne?

Skratite priču

Vrijeme je resurs koji svaka osoba cijeni, posebno osoba koja je na visokom položaju. Ako mislite da ne možete ispričati vašu priču u 5 minuta, vrlo vjerojatno ste u krivu. Možda to nije lako prvi put, ali sasvim sigurno ćete izvježbati tu prezentaciju. Kako? Najprije ispričajte bit. Dajte si 15 sekundi. To su dvije rečenice, možda i jedna. Sada si dajte pola minute. Sada jednu minutu. Siguran sam da se već javljaju i neke činjenice koje su vrlo bitne. Sada produžite na 2 minute. Možda već imamo laganu priču. A sada ispričajte sve u 3 minute. Siguran sam da ste do sada shvatili da su vam i te 3 minute dovoljne, možda bi bilo dobro da ostavite ove dvije za pitanja i razgovor u kojem dodatno možete pokazati da znate svoj posao.

Sami iznesite mane vaše ideje

Ne želite da vam netko drugi ukazuje na mane vaše ideje ili projekta koji pripremate, najmanje vaš nadređeni. Pokažite da ste ih svjesni i da znate kako ćete se s njima nositi. Time dobivate šefa koji osjeća sigurnost i daje vam povjerenje, a to je ono što želite, zar ne?

Prilagodite se

Ako još niste surađivali s vašim šefom, raspitajte se o načinu na koji vodi sastanke i sluša prezentacije. Sasluša li sve do kraja ili voli prekidati ljude? Kakva pitanja postavlja? Kako prima loše vijesti? Da li je možda agresivan prema idejama koje mu se ne sviđaju? Kako mu najbolje prići?

Budite spremni na improvizaciju

Ako radite u iole normalnoj organizaciji, osoba kojoj prezentirate sasvim sigurno ima potpuniji pogled na poslovanje od vas. Pitanja koja će oni postaviti mogla bi vas iznenaditi i omesti. Na to se ne možete pripremiti, ali budite svjesni da se to može dogoditi i sačuvajte hladnu glavu.

Sretno